Hello tout le monde, aujourd’hui, je partage avec vous la manière dont j’opère dans la gestion de mes mails au quotidien dans mon travail.
Ce sont des conseils simples qui vont grandement améliorer votre gestion de mail.
En tant que chef de projet SEO et SMM (Social Media Marketing), il est essentiel d’organiser sa boite gmail pour pouvoir mener à bien ses projets de manière efficace.
Avec l’augmentation constante de la quantité de mails que nous recevons chaque jour, il peut être difficile de bien s’y retrouver et de trouver rapidement les informations dont on a besoins si on n’est pas un minimum organisé.
C’est pourquoi il est important de prendre le temps de mettre en place une stratégie d’organisation de sa boîte de réception Gmail dès le début afin de pouvoir gérer efficacement ses tâches et ses projets.
Au début, je ne m’y retrouvai pas dans la gestion de mes mails. Aujourd’hui ce n’est plus le cas et j’espère que les quelques conseils que je vais vous partager vous aiderons aussi à mieux vous y retrouver.
Voici quelques astuces pour organiser votre boîte de réception Gmail
Utiliser les libellés pour organiser sa boite mail
Pour une gestion efficace de sa boîte gmail, une des choses à mettre en place rapidement pour ne pas être dépassé, est l’utilisation de libellé.
Un libellé dans Gmail est une étiquette que vous pouvez ajouter à un ou plusieurs mails pour les classer et les trier de manière logique.
Les libellés permettent de regrouper les mails selon différentes catégories, comme le sujet, l’expéditeur ou la date, ce qui facilite la recherche et la gestion des tâches et des projets.
Vous pouvez créer autant de libellés que vous le souhaitez et les personnaliser en fonction de vos besoins.
En tant que chef de projet SEO, je suis amené à gérer plusieurs projets/ clients. Du coup ce que j’ai fait, c’est que j’ai créé un libellé principal que j’ai nommé projets dans lequel j’ai imbriqué les différents projets que je gère.
J’y ai aussi imbriqué d’autre sous-libellé en fonction des différentes tâches récurrentes dont je dois m’occuper. Ça peut être par exemple être :
Facture
Prospection
etc.
L’important ici est d’avoir une catégorie dans laquelle vous puissiez ranger n’importe quels mails que vous recevez.
Vous pouvez également utiliser les libellés pour marquer les mails qui nécessitent une action de votre part ou pour suivre l’avancement de vos tâches.
Pour cela, j’utilise 3 libellés qui sont :
- À traiter
- Traité
- En attente de retour.
Du coup, je me retrouve généralement avec 2 libellés sur mes mails, un pour le projet et l’autre pour indiquer “l’état”
En utilisant les libellés de manière efficace, vous serez en mesure de mieux organiser votre boîte de réception et de gérer efficacement vos tâches et vos projets.
Comment créer des libellés
Si vous êtes sur l’ancienne version de Gmail voici la méthode pour créer des libellés.
- Cliquez sur l’icône des « paramètres » en haut à droite de la fenêtre (elle ressemble à une roue dentée).
- Dans le menu déroulant, sélectionnez « Paramètres ».
- Dans l’onglet « Étiquettes », cliquez sur « Ajouter une étiquette ».
- Entrez un nom pour votre étiquette dans la zone de texte « Nom de l’étiquette ».
- Cliquez sur « Créer ».
Votre libellé apparaîtra dans la liste des libellés de votre compte Gmail. Vous pouvez la sélectionner pour étiqueter un email, ou cliquer dessus pour afficher tous les emails qui ont été étiquetés avec ce libellé.
Pour supprimer un libellé, cliquez sur l’icône de la poubelle à côté de son nom dans la liste des étiquettes.
Sinon si vous êtes sur la nouvelle version de Gmail, (je vous la conseille vivement) c’est beaucoup plus simple, vous trouverez dans la sidebarre de droite un intitulé “libellé” avec un “+” cliquez dessus et créer votre libellé.
Comment imbriquer un libellé sous un autre libellé ?
Pour imbriquer un libellé sous un autre libellé dans Gmail, c’est très simple, suivez simplement ces étapes :
- Faites un clic droit sur le libellé sous lequel vous souhaitez imbriquer le nouveau libellé.
- Sélectionnez « Modifier le libellé » dans le menu contextuel qui apparaît.
- Cliquez sur le bouton « Ajouter un sous-libellé » situé sous le champ « Nom du libellé ».
- Entrez le nom du nouveau libellé dans le champ qui apparaît et cliquez sur « Enregistrer ».
Le nouveau libellé sera maintenant imbriqué sous le libellé sélectionné. Vous pouvez répéter ces étapes pour ajouter d’autres sous-libellés ou imbriquer des libellés supplémentaires.
Utilisation des filtres dans Gmail
Qu’est-ce qu’un filtre dans Gmail ?
Dans Gmail, les filtres sont des outils utiles qui vous aident à organiser vos mails de manière automatique en fonction de critères prédéfinis tels que :
- l’expéditeur,
- le sujet,
- l’adresse de destination,
- etc.
Lorsque vous créez un filtre, vous pouvez décider quelles actions doivent être effectuées sur les mails qui correspondent aux critères du filtre, comme les marquer comme lus, les supprimer, les archiver ou les étiqueter avec un libellé.
Les filtres vous permettent de gagner du temps en automatisant le tri et les actions sur vos mails.
Il est possible de configurer des filtres pour que certains e-mails soient automatiquement supprimés de votre boîte de réception. Par exemple, si vous recevez régulièrement des spams, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous débarrasser de ces messages indésirables sans avoir à les rechercher et à vous désabonner un par un.
Comment j’utilise les filtres dans sur ma messagerie Gmail ?
Je les utilise en créant des règles qui déterminent comment chaque e-mail doit être traité. Par exemple, je peux créer une règle qui fait que tous les e-mails provenant d’une certaine adresse ou contenant un certain mot clé sont automatiquement supprimés. Typiquement, c’est quelque chose que je vais utiliser pour les spams ou les newsletter dont je n’arrive pas à me désinscrire.
Je peux également configurer des règles qui classent automatiquement certains e-mails dans des dossiers spécifiques, ce qui me permet de trouver facilement les messages importants lorsque j’en ai besoin.
En utilisant les filtres de Gmail de cette manière, je peux me concentrer sur les e-mails qui comptent vraiment et éviter de perdre du temps à trier ma boîte de réception.
Par exemple, en fonction de mes différents projets, j’ai créé des règles qui classent automatiquement les mails dans les catégories adéquates.
Comment mettre en place un filtre dans Gmail ?
Pour créer un filtre sur Gmail, vous pouvez le faire de 2 manières. Soit en passant par la barre de recherche
en cliquant sur l’icône des réglages à droite.
ou bien en cliquant sur l’icône de paramètre en haut à gauche
- Cliquez sur l’icône “voir tous les paramètres” en haut à droite de la page et sélectionnez « Configurer les filtres » dans le menu déroulant.
- Cliquez sur « Filtres et adresses bloquées » dans la fenêtre qui s’ouvre.
- Dans le formulaire qui apparaît, entrez les critères que vous souhaitez utiliser pour filtrer vos mails. Vous pouvez par exemple filtrer les mails en fonction de l’expéditeur, du sujet, de l’adresse de destination, etc.
- Cliquez sur « Créer un filtre avec cette recherche » pour créer le filtre.
- Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez les actions que vous souhaitez effectuer pour les mails qui correspondent aux critères du filtre. Vous pouvez par exemple marquer ces mails comme lus, les supprimer, les archiver, etc.
- Cliquez sur « Créer le filtre » pour enregistrer votre filtre.
Vous pouvez répéter ces étapes pour créer autant de filtres que vous le souhaitez. Vous pouvez également modifier ou supprimer des filtres existants en cliquant sur l’icône des paramètres.
