Je partage ici la manière dont je gère mes mails au quotidien. Ce sont des conseils simples qui amélioreront nettement votre organisation. En tant que chef de projet SEO et SMM (Social Media Marketing), organiser sa boîte Gmail est indispensable pour mener à bien ses projets.
Avec le volume de mails reçus chaque jour, difficile de s'y retrouver sans un minimum de méthode. Au début, je me noyais dans mes messages. Aujourd'hui ce n'est plus le cas, et j'espère que ces quelques astuces vous aideront autant qu'elles m'aident.
Utiliser les libellés pour organiser sa boîte mail
Un libellé Gmail est une étiquette que vous ajoutez à un ou plusieurs mails pour les classer et les trier logiquement. On peut regrouper les messages par sujet, expéditeur ou date, ce qui facilite la recherche. Vous pouvez en créer autant que nécessaire.
Comme je gère plusieurs projets et clients, j'ai créé un libellé principal nommé « Projets », dans lequel j'imbrique un libellé par projet. J'y ajoute aussi des sous-libellés pour mes tâches récurrentes (Facture, Prospection, etc.). L'essentiel est d'avoir une catégorie pour ranger n'importe quel mail entrant.
Les libellés servent aussi à suivre l'avancement des tâches. J'en utilise trois pour l'état d'un mail :
- À traiter
- Traité
- En attente de retour
Je me retrouve donc en général avec deux libellés par mail : un pour le projet, un pour l'état. C'est simple et très efficace.
Comment créer des libellés
Sur la nouvelle version de Gmail (que je recommande), c'est immédiat : dans la barre latérale de gauche, cherchez l'intitulé « Libellés » avec un « + », cliquez et nommez votre libellé. Sur l'ancienne version, passez par Paramètres, onglet « Libellés », puis « Créer un libellé ». Pour en supprimer un, utilisez l'icône corbeille à côté de son nom.
Comment imbriquer un libellé sous un autre ?
- Faites un clic droit sur le libellé parent.
- Sélectionnez « Modifier le libellé ».
- Cochez « Imbriquer le libellé sous » et choisissez le libellé parent.
- Validez : votre libellé apparaît désormais en sous-catégorie.
Utiliser les filtres dans Gmail
Qu'est-ce qu'un filtre Gmail ?
Un filtre trie automatiquement vos mails selon des critères prédéfinis (expéditeur, sujet, adresse de destination...). À chaque filtre, vous associez des actions : marquer comme lu, supprimer, archiver, appliquer un libellé. C'est un excellent moyen d'automatiser le tri et de gagner du temps, notamment pour les spams et les newsletters dont on n'arrive pas à se désinscrire.
Comment j'utilise les filtres
Je crée des règles qui définissent le traitement de chaque mail. Par exemple, je supprime automatiquement les messages d'une adresse précise ou contenant un mot-clé donné. D'autres règles classent directement certains mails dans le bon libellé selon le projet concerné. Résultat : je me concentre sur les messages qui comptent vraiment.
Comment mettre en place un filtre
- Ouvrez « Voir tous les paramètres », onglet « Filtres et adresses bloquées ».
- Cliquez sur « Créer un filtre ».
- Renseignez vos critères (expéditeur, sujet, destinataire, mot-clé...).
- Cliquez sur « Créer un filtre avec cette recherche ».
- Choisissez les actions à appliquer (libellé, archivage, suppression...).
- Validez avec « Créer le filtre ».
Vous pouvez répéter l'opération autant de fois que nécessaire, et modifier ou supprimer vos filtres à tout moment depuis les paramètres.
En résumé
Libellés et filtres bien combinés transforment une boîte Gmail chaotique en outil de pilotage. Vous classez chaque mail dès son arrivée et retrouvez instantanément ce dont vous avez besoin. Une organisation qui s'avère précieuse dès qu'on jongle entre plusieurs projets, par exemple lorsqu'on mène une prestation SEO pour plusieurs clients en parallèle.
